اگر در مشاغل یا مدرسه ای هستید که از شما می خواهد با چندین مشتری یا پروژه کار کنید ، یک سیستم بایگانی مناسب بسیار مهم است. روشهای مختلفی برای ثبت مقاله وجود دارد ، اما در نهایت سیستم شما باید نیازهای شما را منعکس کند. بهترین راه برای آمادگی برای یک سیستم کارآمد این است که چند روز را برای کار در سازمان اختصاص دهید.
مراحل
روش 1 از 3: آماده سازی برای یک سیستم فایل جدید
مرحله 1. تمام مواد خود را جمع آوری کنید
قبل از اقدام به راه اندازی سیستم مناسب ، باید کلیه مدارک خود را جمع آوری کنید. همه مکانهایی که ممکن است مدارک داشته باشید را مرور کنید و همه آنها را در یک توده قرار دهید. زمانی را صرف کنید تا مطمئن شوید که می توانید تمام کارهای فعال و غیر فعال خود را به درستی حساب کنید.
- با خالی کردن فضای میز برای کار روی کاغذهای خود ، از قبل برنامه ریزی کنید.
- اگر در حال تطبیق مدارک شخص دیگری با یک سیستم بایگانی جدید هستید ، همه اسناد را از سیستم فعلی حذف کنید. بهتر است تمام اسناد را مدیریت کرده و برای یک سیستم جدید آماده شوید.
مرحله 2. تمام اسناد را مرور کنید
این بخش سخت فرآیند است ، اما همچنین یک مرحله مهم برای سازماندهی است. همه پرونده ها را بر اساس آنچه هستند ، مانند صورت های بانکی ، صورت حساب های کارت اعتباری و پرداخت وام مسکن جدا کنید. ممکن است خسته کننده به نظر برسد ، اما برای تعیین اینکه با چه چیزی کار می کنید ، هر سند موجود در شمع خود را مرور کنید.
- نیازی به خواندن هر مقاله ندارید ، اما یک مرور کوتاه به شما کمک می کند.
- یادداشت های بعد از آن برای علامت گذاری مقالات مهمی که می دانید باید روی آنها وقت بگذارید خوب است.
مرحله 3. شمع ها را تنظیم کنید
هنگامی که شروع به مرتب سازی اسناد خود می کنید ، حفظ مقالات مرتبط با هم مفید خواهد بود. شما می توانید تمام مقالات مربوط به مشتری "Nickelback" را در یک توده قرار دهید. مثال دیگر این است که کارهای خود را بر اساس ماه ها جمع کنید.
- داشتن حس ترتیب زمانی می تواند برای نیازهای پرونده شما مفید باشد.
- هنگام مرتب سازی بر اساس کاغذ ، اولویت ها را تعیین کنید. وقتی کاغذهایی را مشاهده می کنید که اهمیت فوق العاده ای دارند ، آنها را در بالای شمع مربوطه قرار دهید.
مرحله 4. هرطور که مناسب می دانید کاهش دهید
شمع دیگری که می توانید ایجاد کنید ، شمع زباله است. شما ملزم به حذف توده ای از اسناد خود نیستید ، اما باید کاغذهای بی اهمیت را از شمع های دیگر جدا کنید. شما حتی می توانید یک توده متفرقه برای قرار دادن مقالات تصادفی در آنجا ایجاد کنید.
اگر 100٪ مطمئن هستید که نیازی به کاغذبازی ندارید و نمی توانید پیوندی مناسب برای سایر اسناد تهیه کنید ، آنها را کنار بگذارید. اگر اجازه دارید قبل از پیگیری چیزی ، چیزی را دور بیندازید با مافوق خود صحبت کنید
مرحله 5. از پوشه های مانیل استفاده کنید
با استفاده از پوشه های ارزان مانیل همه چیز را برای خود ساده نگه دارید. این به سرمایه شما آسیب نمی رساند و به شما این امکان را می دهد تا هر سیستم پرونده ای را که می خواهید انجام دهید. می توانید یک بسته پوشه مانیل را از هر فروشگاه لوازم اداری تهیه کنید.
مرحله 6. شمع های خود را منتقل کنید
از شمع هایی که قبلاً ایجاد کرده اید برای راهنمای پوشه های خود استفاده کنید. اطمینان حاصل کنید که محتویات هر پوشه نیز مرتب شده است. شما می توانید محتویات یک فایل را بر اساس اهمیت هر مقاله یا بر اساس زمان بندی سازماندهی کنید.
- از تنظیم محتویات فایل بر اساس حروف الفبا خودداری کنید. سازمان حروف الفبا برای سازماندهی گروهی از پرونده ها کارآمدتر عمل می کند.
- هنگام پر کردن پوشه ها ، پوشه های مانیل را در یک قفسه بایگانی قرار دهید.
روش 2 از 3: ایجاد یک سیستم مناسب برای شما
مرحله 1. از یک سیستم بایگانی الفبایی استفاده کنید
یک سیستم بایگانی الفبایی هنگامی که شما نیاز به بازیابی نام افراد ، مشتریان ، نویسندگان ، نام فیلم ها ، کتابها و غیره دارید به خوبی کار می کند. به شرطی که از اصطلاحاتی استفاده کنید که بازیابی آنها آسان است ، یک سیستم بایگانی الفبایی اغلب ساده ترین سیستم برای استفاده است.
- بهترین روش برای ثبت و بازیابی فایل ها این است که بر روی هر فایل برچسب گذاری کنید. پوشه های مانیل دارای یک برگه اضافی هستند که برای برچسب گذاری فایل ها طراحی شده است که روند بازیابی شما را آسان تر می کند.
- اگر از مشتریان استفاده می کنید ، الفبا با نام خانوادگی کارآمدتر است.
- اگر تعداد زیادی فایل دارید ، در نظر بگیرید که بخش های حروف برای سازماندهی به شما کمک کنند. تقسیم کننده های بخش بزرگ هستند و فقط شامل یک حرف هستند. همچنین می توانید حروف را به صورت جفت مانند "A-D" یا "F-K" تقسیم کنید.
مرحله 2. از دستور موضعی استفاده کنید
هنگامی که در زمینه های مختلف موضوعی کار می کنید یا تحصیل می کنید ، ترتیب موضوع یا موضوع می تواند راه بسیار مفیدی برای بازیابی اطلاعات باشد. به عنوان مثال ، اگر حقوق می خوانید ، می توانید عناوین قرارداد ، حقوق اساسی ، جرائم ، حقوق اداری ، حقوق بین الملل و غیره را داشته باشید.
- بهترین راه برای سازماندهی اطلاعات موضعی تقسیم بندی بخش است. جداکننده های بخش خود را بر اساس محتویات برچسب گذاری کنید ، مانند "قانون مدیریت".
- اگر چندین موضوع مختلف دارید ، این سیستم بهترین کار را می کند. در غیر این صورت ، یک یا دو تقسیم کننده خواهید داشت و چندان یک سیستم سازمان یافته نخواهید داشت.
مرحله 3. بایگانی عددی را امتحان کنید
این نوع سیستم بایگانی برای فایل هایی که حاوی تاریخ یا شماره هستند ایده آل است. به عنوان مثال ، اگر فاکتورها ، رسیدها ، رویدادهای تاریخ دار و غیره دارید ، سیستم عددی می تواند سیستمی آسان برای مکان یابی مجدد ایجاد کند. همچنین می توانید برچسب گذاری ماه و سال را برای این گزینه در نظر بگیرید. برای کسانی که در محیطی کار می کنند که از شماره گذاری برای مقالاتی مانند پرونده های پزشکی ، اسناد قانونی ، پرونده های دادگاه و غیره استفاده می کند ، شماره گذاری یک روش بازیابی مفید است.
- فقط در صورتی که از مشاهده چند شماره راحت هستید و می توانید اطلاعات را از این شماره ها بازیابی کنید ، از این سیستم استفاده کنید.
- اعداد یا تاریخها را در برگه های بایگانی علامت گذاری کرده و بر اساس مقدار شماره گذاری شده سازماندهی کنید. با "1" شروع کنید و اعداد زیر ارزش را افزایش دهید.
- اگر ماه ها را ثبت می کنید ، از ژانویه شروع کنید و به ترتیب ، تا دسامبر حرکت کنید. با تقسیم بندی بخش برای هر ماه سود خواهید برد.
مرحله 4. از کدگذاری رنگی استفاده کنید
این برای پرونده های خلاقانه عالی است و به ویژه برای کسانی که یادآوری بصری خوبی دارند موثر است. این می تواند به ارجاع متقابل موضوعات مختلف بر اساس کدگذاری رنگی کمک کند. می توانید هر یک از تکنیک های فوق را برای ثبت رنگ کد کنید. همچنین می توانید از ترکیب سیستم های سازماندهی با جفت کردن کدهای رنگ با سیستم دیگر استفاده کنید.
- یکی از ساده ترین راه ها برای افزودن رنگ به روش پرکردن ثابت استفاده از هایلایتر است. شما می توانید انواع مختلف هایلایت را از هر فروشگاه لوازم اداری خریداری کنید.
- روش دیگر پیاده سازی کدگذاری رنگ استفاده از انواع پوشه های رنگی است.
مرحله 5. از سیستم فرکانس استفاده کنید
این برای مواردی که همیشه از آنها استفاده می کنید خوب عمل می کند ، اما نباید یک سیستم مستقل باشد. باید از سیستم دیگری تغذیه کند ، برای مثال سیستم الفبایی. اطلاعات پرکاربرد را به یک گروه گروه بندی شده در محل پرونده خود اضافه کنید تا به سرعت بازیابی شود ، مانند جلوی کشوی کابینت بایگانی.
باید مراقب باشید که با استفاده از این سیستم سازماندهی نشوید. حفظ پروژه ای که در حال حاضر روی آن کار می کنید ، همیشه یک سازمان کارآمد را تضمین نمی کند
روش 3 از 3: حفظ یک سیستم سازمان یافته
مرحله 1. بلافاصله اسناد را تنظیم کنید
یکی از راه های اطمینان از کارآمد بودن سیستم بایگانی این است که هنگام پردازش ، کاغذ را پر کنید. اگر مدارک بایگانی را به تعویق بیندازید سیستم تشکیل پرونده کار نمی کند. عادت به ثبت اسناد نیز به بهره وری و گردش کار شما کمک می کند.
مرحله 2. فضای خود را به روز نگه دارید
هر دو ماه یکبار باید از طریق سیستم بایگانی خود اقدام کرده و یک جاروب کوتاه انجام دهید. شما مجبور نیستید همه مقالات خود را مانند سازمان اولیه بررسی کنید. همه پرونده ها را بررسی کنید و مطمئن شوید که همه چیز مرتب و در جای مناسب است.
پس از چند ماه اول ، همچنین می توانید فکر کنید که آیا سیستم انتخاب شده برای شما کار می کند یا خیر
مرحله 3. فضای خود را تمیز کنید
سالی یکبار باید محل کار خود را تمیز کنید. ممکن است فایل هایی داشته باشید که به طور مرتب از آنها استفاده می کنید ، اما اکنون باید فایل های دیگری را که کمتر استفاده می کنید ، مرور کنید. فایلهایی را که کمتر استفاده می کنید باز کنید و تمام اسناد خود را مطالعه کنید تا ببینید آیا مدارک غیر ضروری وجود دارد یا خیر.
همه پرونده ها را بردارید و کابینت بایگانی را با یک دستمال مرطوب پاک کنید تا رسوب گرد و غبار از بین برود
نکات
- این اصول همچنین می تواند در مورد رایانه یا سایر گروههای پرونده الکترونیکی اعمال شود.
- برای پرونده هایی که به ترتیب حروف الفبا قرار نگرفته اند ، از فهرست استفاده کنید. این باید بر اساس حروف الفبا تنظیم شود تا بتوانید فایل های خود را به سرعت از هر جهت پیدا کنید. این فهرست را در جلوی فایل قرار دهید.
- با پاکسازی و دسته بندی مقالات خود شروع کنید و از یادداشت های post-it برای دسته بندی در دسته ها و سپس زیر دسته ها استفاده کنید.
- داشتن یک فایل متفرقه برای مواردی که در هیچ جای دیگر به خوبی تنظیم نمی شوند مفید است.
