یادداشت یا یادداشت ، پیامی است که برای مخاطبان خاصی طراحی شده است تا آنها را از چیزی مطلع کند. یادداشت ها یک سند عمومی دفتر هستند ، بنابراین می توانند موضوعات مختلفی را پوشش دهند و در نسخه های کاغذی ، از طریق فکس یا ایمیل توزیع شوند. به طور کلی ، رسمی بودن یادداشت شما به سازمانی که در آن کار می کنید و ماهیت قانونی موضوع بستگی دارد. یک یادداشت نوسازی ساختمان عموماً به مستاجران ، کارکنان ، مالکان یا کارگران در مورد نوسازی لازم که بر محیط آنها تأثیر می گذارد ، گفته می شود. نحوه نوشتن یادداشت برای بازسازی ساختمان را بیاموزید.
مراحل
مرحله 1. درخواست کپی یادداشت های قبلی
شما می توانید با نگاهی به نمونه هایی از اطلاعیه های گذشته احساس لحن و رسمی بودن سازمان خود را داشته باشید. از مافوق خود بخواهید فقط نمونه هایی را که از آنها راضی بوده است ، ارائه دهد.
مرحله 2. برای همه کسانی که تحت تأثیر این یادداشت هستند ، کپی اطلاعات تماس را دریافت کنید
شما باید یک کپی به هر یک از طرفین بفرستید و چند روز یا چند هفته طول می کشد تا تمام آدرس ها یا ایمیل های لازم را بدست آورید.
مرحله 3. حقایقی را که برای اثبات نیاز به بازسازی ساختمان ضروری است جمع آوری کنید
اگر یک هیئت مدیره مسکن یا آپارتمان با تصویب طرح بازسازی ، تصویب کرد ، یک نسخه از آن را درخواست کنید ، تا بتوان آن را درخواست یا توزیع کرد. هرچه نوسازی بزرگتر باشد ، به مدارک بیشتری نیاز خواهید داشت.
مرحله 4. تعیین مهلت ها
برای بازسازی های بزرگ ، ممکن است بخواهید یادداشت را از قبل ارسال کنید تا بتوانند از امکانات لازم استفاده کنند. اگر بازسازی آخرین دقیقه است ، تاریخ و زمان وقوع آن را تعیین کنید ، از جمله زمان اقامت افراد.
مرحله 5. یک طرح کلی از یادداشت خود بنویسید
هر قطعه ای از نوشتار تجاری برای متقاعد کردن خواننده در مورد چیزی استفاده می شود. در زیر عنوان ها ، پیش نویس ای تهیه کنید که شامل موضوع یادداشت ، توضیحات ، مهلت ها و تاریخ ها ، اثبات و اطلاعات تماس برای پیگیری باشد.
مرحله 6. یادداشت خود را ساختاربندی کنید
درصورتیکه یادداشتی با نام یک شرکت تهیه شده باشد ، از لوگو و ساختار شرکت استفاده کنید. در زیر دستورالعمل هایی برای قالب بندی یادداشت وجود دارد:
- نام مخاطب را در گوشه سمت چپ بالای سند پردازش کلمه قرار دهید. این می تواند یک نام عمومی یا خاص باشد ، اما باید به راحتی قابل تشخیص باشد ، بنابراین فرد می داند که یادداشت بازسازی ساختمان مربوط به آنها است.
- در مرحله بعد ، شخص ، افراد یا شرکتی که در حال نوشتن یادداشت است را وارد کنید. اگر در حال نوشتن یادداشت برای یک بخش یا شرکت هستید ، ممکن است قبل از ارسال یادداشت با نام شخص دیگری ، نیاز به تأیید داشته باشید.
- تاریخ را در زیر قرار دهید. یادداشت ها باید به سرعت تولید شوند ، زیرا معمولاً از شخصی می خواهند که به موقع به چیزی توجه کند.
- موضوع یادداشت بازسازی ساختمان را با استفاده از بهترین کلمات توصیفی ممکن بنویسید. به عنوان مثال ، به جای نوشتن "موضوع: بازسازی ساختمان" ، "تعمیر آسانسور ، 30 اوت 6 صبح تا 8 صبح" را بنویسید.
- بدنه پیام را بنویسید. هدف را بنویسید ، چرا بازسازی لازم است ، چرا نوسازی به نفع خواننده است و مدارک لازم ، مانند کد ساختمان یا مسائل ایمنی. مستقیم باشید ؛ سعی کنید از نوشتاری که پیام شما را پشتیبانی نمی کند ، استفاده نکنید.
مرحله 7. در صورت لزوم نقاط یا لیست های گلوله را اضافه کنید
مردم به احتمال زیاد یادداشت هایی را می خوانند که بلوک متن نیستند. از آنجا که یادداشت ها نسبتاً غیررسمی هستند ، می توانید لیست های برجسته ایجاد کنید یا از متن پررنگ برای برجسته کردن بخش خاصی از مهلت یا هدف بازسازی استفاده کنید.
مرحله 8. یادداشت خود را در 1 صفحه ویرایش کنید
اگر در حال ارائه یک یادداشت به بسیاری از افراد هستید ، بهترین راه برای اطمینان از خواندن آن این است که آن را کوتاه بنویسید. اگر خیلی طولانی است و هدف فوراً مشخص نیست ، ممکن است آن را کنار بگذارند تا وقت آزاد داشته باشند.
این در مورد یادداشت های قانونی و برخی از یادداشت های شرکت که شامل گزارش ساختمان یا حرکات هیئت مدیره است صادق نیست. مطمئن شوید که می دانید مخاطبین شما چقدر طول می کشند
مرحله 9. یادداشت خود را برای غلط های املایی و دستوری اثبات کنید
اگر مهارت های نوشتاری شما قوی نیست ، آن را به یک فرد برتر یا همکار بدهید که می تواند آن را ویرایش کند.
مرحله 10. نامه را امضا کنید
پس از تصویب ، می خواهید آن را امضا و تاریخ گذاری کنید تا رسمی شود. اطلاعات تماس خود و اطلاعات تماس هر کسی را که می تواند سوالات خود را در انتهای یادداشت ارسال کند ، درج کنید.
مرحله 11. پیوست های لازم را درج کنید
نسخه های یادداشت و پیوست ها را برای هر یک از مخاطبین خود چاپ کنید. قبل از تحویل آنها ، آنها را در یادداشت ضمیمه کنید.
مرحله 12. یادداشت خود را به موقع تحویل دهید
مردم برای برنامه ریزی در حین بازسازی به زمان نیاز خواهند داشت ، بنابراین سعی کنید اطلاعات آنها را هنگام اعلام به آنها منتقل کنید.
