تشکیل پرونده اغلب یک کار ضروری برای کار و خانه است. اگر برای مدت طولانی از ثبت نام صرف نظر کنید ، می توانید یک دسته بزرگ کاغذ را جمع آوری کنید که مرتب شدن آن ساعت ها یا حتی روزها طول می کشد. برای اینکه صندوق ورودی خود را بی نظم نگه دارید ، هر مقاله ای را که روزانه دریافت می کنید مرتب کنید. سپس ، یک سیستم پرونده سازی ایجاد کنید که برای شما مناسب است. از سیستم خود برای مرتب کردن کاغذها استفاده کنید تا بتوانید هر زمان که نیاز داشتید به راحتی به اسناد مهم دسترسی پیدا کنید!
مراحل
روش 1 از 3: رسیدگی به هجوم روزانه کاغذ
مرحله 1. یک جعبه مرکزی برای نگهداری کاغذها تا زمان مرتب سازی آنها ایجاد کنید
صندوق داخلی مرکزی است که همه کاغذهایی را که هر روز روی میز کار یا صندوق پستی شما می آید قرار می دهید. این ممکن است به شما کمک کند تا زمانی که زمان مرتب سازی و مدیریت هر مورد را دارید ، منظم باشید.
- می توانید از یک جعبه مقوایی کوچک به عنوان جعبه اصلی خود استفاده کنید یا یک جعبه ، سبد یا سینی مخصوص برای این منظور تهیه کنید.
- جعبه را در گوشه میز کار خود ، روی میز نزدیک درب ورودی خود یا جایی دیگر که قابل مشاهده است قرار دهید تا آن را فراموش نکنید.
مرحله 2. روزانه جعبه را مرور کرده و موارد مهم را کنار بگذارید
هر روز یکبار به هر یک از اقلام موجود در جعبه خود نگاه کنید تا به دنبال مواردی باشید که نیاز به توجه فوری شما دارند. اینها ممکن است شامل صورت حساب هایی باشد که به زودی اعلام می شود ، دعوت نامه مهمانی یا فرم های حساس به زمان. این موارد را کنار بگذارید تا بتوانید بلافاصله از آنها مراقبت کنید.
ممکن است بخواهید یک جعبه دوم با رنگ متفاوت از جعبه اول برای قرار دادن موارد فوری تهیه کنید. به عنوان مثال ، می توانید یک کادر قرمز دریافت کنید تا نشان دهد این موارد فوری هستند
مرحله 3. مواردی را که می خواهید فایل کنید در یک جعبه بایگانی قرار دهید
جعبه سوم را در کنار جعبه مرکزی و فوری نگه دارید. از این به عنوان نقطه جمع آوری مواردی که می خواهید فایل کنید استفاده کنید. این به شما کمک می کند تا زمانی که آماده ارسال آنها نیستید ، آنها را سازماندهی کنید.
مطمئن شوید رنگ این جعبه متفاوت از سایر جعبه ها باشد. در غیر این صورت ، ممکن است جعبه ها را با هم مخلوط کنید
مرحله 4. اقلام غیر ضروری را به سطل بازیافت کاغذ بریزید
هرگونه نامه ناخواسته یا سایر اقلام غیر ضروری که در جعبه شما قرار دارند می توانند مستقیماً به سطل بازیافت بروند. این اسناد را هنگام غربال کردن اسناد شناسایی کرده و بلافاصله آنها را به سطل زباله منتقل کنید تا به هم ریختگی جعبه شما کمک کند.
- سطل بازیافت خود را روی زمین نگه دارید تا با جعبه های دیگر خود اشتباه نگیرید.
- اگر هر یک از موارد غیر ضروری حاوی اطلاعات شخصی است ، قبل از دور ریختن آنها را خرد کنید.
روش 2 از 3: انتخاب سیستم پرونده سازی
مرحله 1. اگر وظایف زیادی برای مدیریت دارید یک فایل ماهانه و روزانه تعیین کنید
این به عنوان سیستم پرونده سازی Tickler شناخته می شود و راهی عالی برای پیگیری کارهای روزانه است. یک پوشه فایل برای هر ماه و یک پوشه برای هر روز از ماه تعیین کنید. سپس مواردی را در پرونده ها وارد کنید. موارد را با توجه به تاریخ هایی که برای کار روی آنها نیاز دارید ثبت کنید.
به عنوان مثال ، در صورت نیاز به پرداخت صورتحساب در 23 سپتامبر ، سپس صورتحساب را در پوشه آن تاریخ وارد کنید
مرحله 2. پوشه ها را بر اساس حروف الفبا فایل کنید تا اسناد مهم در دست شما باشند
ثبت الفبا برای یافتن پرونده برای افراد ، مشاغل یا افراد مفید است. اگر مشتریان زیادی دارید و می خواهید یک فایل را در مورد هر یک نگه دارید ، یا اگر می خواهید یک راه ساده برای مدیریت پرونده خانه خود داشته باشید ، این ایده آل خواهد بود.
- اطمینان حاصل کنید که نام خانوادگی افراد را ابتدا بر روی برچسب پرونده ها مانند "Jones، Susan" یا "Watson، David" قرار دهید.
- هنگام ثبت نام با نام تجاری ، کلماتی مانند "The" ، "A" و "An" را نادیده بگیرید. به عنوان مثال ، اگر مشتری دارید که مشاغل او "الهه کیک" نامیده می شود ، مطابق "C" در "کیک" پرونده ایجاد کنید و هنگام تسلیم ، "T" را در "The" نادیده بگیرید.
مرحله 3. برای نیازهای کوتاه مدت بایگانی ، یک سیستم بایگانی عددی انتخاب کنید
اگر پروژه ای کوتاه مدت دارید که می خواهید سوابق آن را حفظ کنید ، ممکن است یک سیستم بایگانی عددی بهترین کار را انجام دهد. این زمانی است که شما به هر سند یک شماره اختصاص می دهید و آن را مطابق شماره پرونده می کنید. با این حال ، به خاطر داشته باشید که شما همچنین باید پیگیری کنید که کدام سند با کدام شماره مطابقت دارد ، مانند استفاده از صفحه گسترده.
- به عنوان مثال ، ممکن است همه مواردی را که در هفته 14 مارس دریافت کرده اید به یک پوشه فایل با برچسب 1 ، سپس همه موارد هفته 21 مارس را در یک فایل با برچسب 2 و غیره اختصاص دهید.
- گزینه دیگر این است که فایلها را بر اساس تاریخ برچسب گذاری کرده و آنها را به ترتیب مرتب کنید. به عنوان مثال ، اقلام دریافتی در 2 مه 2018 می توانند در پرونده ای با برچسب 5/2/2018 نگهداری شوند.
مرحله 4. فایل های خود را با کد رنگ آمیزی کنید تا موارد را سریع و آسان پیدا کنید
برای هر دسته از فایل های خود یک رنگ تعیین کنید. این به شما کمک می کند تا در یک نگاه دسته بندی فایل ها را پیدا کنید.
- به عنوان مثال ، برای صورت حساب های پزشکی از رنگ قرمز ، برای مالیات از رنگ سبز و برای بیمه استفاده کنید.
- برای رنگ آمیزی فایل های عددی یا الفبایی ، رنگی را به محدوده عددی یا حروف الفبا اختصاص دهید ، مانند ایجاد فایلهای 1-25 یا A-G سبز ، 25-50 یا H-M بنفش ، و 50-75 یا N-R زرد.
مرحله 5. اطلاعات مربوطه اضافی را در پوشه فایل قرار دهید
افزودن اطلاعات اضافی برای توصیف محتویات فایل یا هر اقدامی که لازم است نیز به کارآمدتر شدن سیستم پرونده سازی شما کمک می کند. برای انجام این کار ، ممکن است بخواهید 1 یا بیشتر از موارد زیر را اضافه کنید:
- شماره فایل یا نام
- عنوان فایل
- تاریخ باز و بسته شدن پرونده
- نام گروه یا تیم
- شماره ثبت رایانه
- تاریخ دفع و روش دفع
روش 3 از 3: سازماندهی مقالات به فایل
مرحله 1. جدیدترین سند را در بالای فایل قرار دهید
از تاریخی که در سند ذکر شده است برای انجام این کار استفاده کنید. بعد از اینکه مقالات خود را برای بایگانی آماده کردید و سیستم بایگانی خود را راه اندازی کردید ، می توانید موارد را در پرونده ها قرار دهید. همیشه مطمئن شوید که جدیدترین اسناد را برای هر فایل درست در بالا نگه دارید تا دسترسی به آنها آسان شود.
به عنوان مثال ، اگر پرونده ای برای بیمه صاحب خانه خود دارید ، می خواهید جدیدترین پرونده بیمه صاحب خانه خود را در بالای پرونده قرار دهید
مرحله 2. پیوست ها را با اسنادی که به آنها مربوط است نگه دارید
اگر رسیدهای مربوطه یا اسناد دیگری دارید که باید همراه سند دیگری نگهداری شوند ، مطمئن شوید که آنها را در یک پرونده کنار هم نگه دارید. حتی ممکن است بخواهید ضمیمه های اصلی یا گیره کاغذی را در پشت سند قرار دهید.
به عنوان مثال ، اگر رسیدی برای پرداخت قبض برق خود دارید ، در صورت نیاز به ارجاع آن ، آن را در پشت قبض قفل کنید
مرحله 3. اسناد بزرگ را در پاکت های جداگانه قرار دهید
شما می توانید این پاکت ها را در پشت پرونده هایی که مربوط به آنها هستند ثبت کنید. اطمینان حاصل کنید که توضیحات محتویات را در جلوی پاکت قرار دهید. این کار به حذف شلوغی در فایل های شما و بهبود کارایی سیستم بایگانی شما کمک می کند.
به عنوان مثال ، اگر نقشه های پروژه ای را دارید که روی آن کار می کنید ، می توانید آنها را در یک پاکت بزرگ قرار دهید
مرحله 4. سند اصلی را بایگانی کرده و هرگونه کپی را دور بریزید
عدم ارائه موارد تکراری به جلوگیری از سردرگمی هنگام جستجوی موردی در پرونده های شما کمک می کند. اگر به موارد تکراری برخورد کردید ، آنها را دور بریزید و فقط سند اصلی را ثبت کنید.
اگر مطمئن نیستید که کدام سند اصلی است ، ممکن است لازم باشد هر دو مورد را فایل کنید تا مطمئن شوید اصل را در اختیار دارید. با این حال ، سعی کنید این کار را زیاد انجام ندهید وگرنه فایل های شما به سرعت حجیم می شوند
نکات
- اگر مطمئن نیستید که یک مورد را بایگانی یا بازیافت کنید یا خیر ، آن را به مدت 30 روز نگه دارید و سپس دوباره ارزیابی کنید.
- اسکن اسناد غیر ضروری یکی دیگر از راههای خوب برای از بین بردن شلوغی کاغذ است ، در حالی که هنوز اطلاعات سند را در صورت نیاز حفظ می کنید.
