بیانیه کار (SOW) یک سند (و معمولاً یک قرارداد قانونی) است که درک بین پیمانکار و مشتری را رسمی می کند. برای هر پروژه ، SOW خدمات خاصی را که باید ارائه شود (معمولاً به کارهای جداگانه برای انجام) تقسیم می کند ، زمانی که این وظایف و خدمات باید انجام شود ، و میزان و موعد پرداخت. هدف اساسی آن ارائه نقشه راه برای پروژه و ثبت انتظارات طرفین است. این باید یک توضیح واضح و ساده انگلیسی از "چرا" ، "چه کسی" ، "چه" ، "چگونه" ، "کی" ، "کجا" و "چقدر؟"
مراحل
روش 1 از 2: پیروی از دستورالعمل های عمومی
مرحله 1. قبل از شروع کار SOW را بنویسید
SOW معمولاً پس از اتمام مذاکرات اصلی قرارداد ، اما قبل از شروع هرگونه پروژه روی پروژه ایجاد می شود. گاهی اوقات (به ویژه در مورد پروژه های حساس به زمان) ، ممکن است مذاکرات پس از شروع کار ادامه یابد و SOW نهایی نشود تا پروژه به خوبی در حال انجام باشد.
مرحله 2. در مورد قالب SOW مورد نیاز تحقیق کنید
یک استاندارد استاندارد SOW وجود ندارد زیرا صنایع و پروژه های مختلف دارای تحویل و گردش کار متفاوتی هستند. یک SOW خوب یک SOW سفارشی است.
مرحله 3. اولین بار آن را درست انجام دهید
در حالی که SOW اصلی معمولاً مورد بازنگری قرار نمی گیرد ، معمولاً برای تغییر شرایط SOW از یک قرارداد جانبی جداگانه به نام Change Order استفاده می شود. ایده خوبی است که فرم خالی تغییر سفارش را با SOW قرار دهید. به خاطر داشته باشید ، تغییر سفارشات می تواند هزینه پروژه را افزایش دهد. یک SOW خوب نوشته شده می تواند به کاهش نیاز به تغییر سفارش کمک کند. هیچ مشتری نمی خواهد در موقعیتی باشد که انتظارات خاص او بدون سند باقی بماند ، که می تواند منجر به تاخیر ، افزایش هزینه کل یا نارضایتی شود.
روش 2 از 2: تسلط بر سبک و ویژگی های SOWs
مرحله 1. شامل Objective
این بخش به س “ال "چرا؟" پاسخ می دهد. این یک مرور سطح بالا از پروژه و اهداف آن است. توصیفات کلی هنگام تهیه این "چشم انداز پرنده" از پروژه قابل قبول است ، اما از زبانی که به بیش از یک روش تفسیر شود خودداری کنید. واضح باشید ؛ اهداف قابل اندازه گیری و دست یافتنی را توصیف کنید که به طور واقع بینانه می توانند در بازه زمانی مشخص انجام شوند.
مرحله 2. شامل بحث در مورد محدوده
این بخش بیانیه قطعی (بدون گزینه یا جایگزین) از "چه؟" و چطور؟" کار چیست؟ چگونه محقق خواهد شد؟ یا ، اغلب ، آنچه کار نیست و آنچه انجام نمی شود. مفروضات چیست؟ چه اقلام قابل تحویل (مواردی که پیمانکار برای بررسی و تأیید به مشتری ارائه می دهد) در حال تولید است؟ آنچه به غیر از موارد تحویل پذیر ، باید از نظر اداری (مدیریت پروژه) از نظر گزارش پیشرفت ، ردیابی زمان و سایر ارتباطات اتفاق بیفتد.
مرحله 3. در صورت امکان مکان را اضافه کنید
این بخش اختیاری محل کار (در صورت وجود) را توضیح می دهد.
مرحله 4. شامل یک چارچوب زمانی
این بخش اختیاری کل زمان مجاز برای اتمام پروژه ، حداکثر ساعات قابل پرداخت در هر بازه زمانی و زمانهای خاص برای بررسی های رسمی یا سایر نقاط عطف پروژه را مشخص می کند.
مرحله 5. Schedule را تنظیم کنید
این بخش بیان می کند که چه وظایفی باید در چه تاریخ/ساعت انجام شود و چه کسی مسئول ایجاد آن است. شرح وظایف و نتایج (در درجه اول قابل تحویل) باید مفصل ، بدون ابهام و سرراست باشد تا به راحتی قابل درک باشد. جدا از موارد قابل تحویل ، برنامه ممکن است شامل مواردی برای آزمایش تضمین کیفیت ، آزمایش مصرف کننده و گزارش پیشرفت باشد.
- در حالی که برنامه باید مشخص باشد ، روی "چگونه" تمرکز نکنید زیرا می تواند موانع زیادی را در پیشبرد موفقیت آمیز پروژه قرار دهد. توضیح اساسی روش مورد نیاز برای استفاده کافی است.
- این برنامه اغلب شامل جزئیات معیارهای پذیرش (برای اندازه گیری کیفیت نتیجه) و مراحل پرداخت (معمولاً پس از پذیرش تحویل های کلیدی) است ، اگرچه این موارد را می توان در بخش جداگانه ای متفاوت توضیح داد.
مرحله 6. بخشی را در مورد پذیرش قرار دهید
این بخش مکانیسم نحوه تصمیم گیری طرفین در مورد قابل قبول بودن محصول یا خدمات را توضیح می دهد. معیارها می توانند از استانداردهای کیفیت قابل اندازه گیری تا تعداد مشخصی از آزمون متغیر باشند ، اما در هر صورت باید به ارزیابی عینی بپردازند.
مرحله 7. استانداردها را مشخص کنید
این بخش استانداردهای صنعت را که باید برای تحقق قرارداد رعایت شود ، توضیح می دهد. به جای بازتولید فیزیکی استانداردهای صنعت در SOW ، اشاره به مجموعه ای از استانداردها کافی است.
مرحله 8. شامل هرگونه نياز به نيروي كار
این بخش هرگونه نیاز نیروی کار ویژه ، به عنوان مثال ، تعداد کارکنان شاغل در پروژه ، شرایط تحصیل (مدارک یا گواهینامه ها) را مشخص می کند.
مرحله 9. به قیمت توجه کنید
این بخش به سوال "چقدر؟" آیا پرداخت هزینه ثابت است؟ هزینه ها/هزینه ها چگونه تعیین می شوند؟ آیا پرداخت به صورت یکجا یا اقساطی انجام می شود؟ برنامه پرداخت چیست؟ آیا نقاط عطفی در پرداخت وجود دارد؟
مرحله 10. شامل هر گونه مفروضات
بسیاری از پروژه ها توسط ناشناخته های مختلف نفوذ می کنند ، که طرفین باید مفروضات گوناگونی را در مورد آنها مطرح کنند. در اصل ، مفروضات شرایطی هستند که پیمانکار انتظار دارد برای تکمیل پروژه مطابق با شرایط SOW وجود داشته باشد. به عنوان مثال ، پیمانکار ممکن است فرض کند که به کارمندانش اجازه دسترسی به شبکه رایانه ای مشتری را می دهند تا نرم افزار قابل تحویل را نصب کنند. بخش مفروضات باید تا آنجا که ممکن است چنین مفروضاتی را مشخص کرده و در صورت شکست هرگونه فرضیه ، برنامه احتمالی یا پیامدهای آن را ارائه دهد.
مرحله 11. شامل پارامترهای مدیریت پروژه
این بخش روند نظارت بر پیشرفت پروژه را توضیح می دهد. شامل مواردی مانند: جلسات هفتگی ، گزارشات منظم وضعیت ، گزارش پیشرفت منظم و جلسات تیم مدیریت پروژه باشید. این بخش همچنین مکان مناسبی برای شرح وظایف اضافی است که ممکن است از پروژه ناشی شود ، مانند تعمیر و نگهداری و تعمیر پس از طراحی و/یا نصب اولیه.
نکات
- در صورت لزوم ، معمولاً به نفع مشتری است که بخشی از پرداخت نهایی را تا زمانی که همه اقلام تحویل داده شده با هم کار کنند ، کنار بگذارد.
- به طور کلی ، یک SOW خوب تهیه شده نباید به هیچ سند خارجی (جدا از استانداردهای صنعت) اشاره کند.
- اطمینان حاصل کنید که قبل از شروع پروژه تمام وعده های داده شده در هنگام فروش و مذاکرات قرارداد را در SOW خود ثبت کنید.
- در تفصیل برنامه ، از زبان تقویم استفاده کنید که به شما انعطاف پذیری می دهد. به عنوان مثال ، "دو ماه پس از X ، Q. A. آزمایش به پایان می رسد ، "به جای" در 5 ژوئن ، Q. A. آزمایش تکمیل خواهد شد. " این امر به پروژه اجازه می دهد تا بدون تأخیر در مراحل اولیه ، بدون مشکل سفارشات پیش برود.
- SOW ممکن است "محرمانه" تعیین شود. در صورت وجود ، SOW باید دارای یک بخش مختصر باشد که پیامدها (معمولاً مجازات پولی ثابت) را برای هرگونه نقض رازداری شرح می دهد.
