همه افراد دارای اسناد مهمی هستند ، از گواهی تولد گرفته تا اطلاعات بانکی ، که می خواهند در امنیت و امنیت خود نگهداری شوند. در حالی که ما هرگز نمی خواهیم به اتفاقات بد فکر کنیم ، این اسناد در صورت بروز هر گونه فوریت یا فاجعه بسیار مهم هستند. خوشبختانه ذخیره و محافظت از آنها آسان است. با برخی ابزارهای برنامه ریزی ، سازماندهی ، دیجیتالی سازی و ذخیره سازی ، می توانید همه اسناد مهم خود را در مکانی امن نگهداری کنید.
مراحل
روش 1 از 2: حفاظت از اسناد خود
مرحله 1. یک جعبه قفل دار قابل حمل و نسوز برای اسناد مهم تهیه کنید
بهترین راه برای محافظت از اسناد مهم شما استفاده از قفل خانه است. این چیزی است که FEMA برای ذخیره سازی توصیه می کند. یک جعبه ضد حریق و قفل دار تهیه کنید تا اسناد شما در مواقع ضروری ایمن شوند. همچنین از حمل آسان جعبه اطمینان حاصل کنید تا در صورت مجبور بودن مدارک خود را با خود ببرید.
- فروشگاه های سخت افزار یا لوازم اداری معمولاً کیف های حمل اسناد را حمل می کنند. همچنین می توانید آنها را به صورت آنلاین پیدا کنید.
- قفل ها ممکن است دارای کلید یا قفل ترکیبی باشند. هر کدام را که انتخاب می کنید ، مطمئن شوید که کلید یا ترکیبی را در مکانی امن که می توانید به آن برسید ، نگه دارید. به خانواده خود نیز بگویید که اینها را از کجا پیدا کنند.
- برخی معتقدند قرار دادن اسناد خود در گاوصندوق بهترین برنامه است ، اما شما نمی توانید یک گاوصندوق بزرگ یا سنگین حمل کنید. این بدان معناست که اگر مجبور شوید خانه خود را ترک کنید ، ممکن است اسناد خود را گم کنید. قفل قفل قابل حمل انتخاب بسیار بهتری است.
مرحله 2. قبل از قفل کردن جعبه ، همه اسناد را در کیسه های پلاستیکی قرار دهید
در حالی که قفل ها معمولاً ضد آب هستند ، نشتی می تواند رخ دهد ، به ویژه اگر سیل رخ دهد. از آنجا که آب می تواند اسناد مهم را خراب کند ، بهتر است لایه دوم محافظ را اضافه کنید. همه اسناد را قبل از قرار دادن داخل جعبه در کیسه های پلاستیکی قابل آب بندی قرار دهید.
همچنین ممکن است بخواهید جعبه را در مکانی مرتفع ، مانند قفسه یا طبقه دوم ، به عنوان احتیاط اضافی در برابر خسارت سیل بگذارید
مرحله 3. جعبه قفل را در مکانی در دسترس قرار دهید که بتوانید به سرعت به آن برسید
شاید هرگز مایل نباشید به خروج عجله از خانه فکر کنید. با این حال ، اگر هر نوع شرایط اضطراری مانند یک بلای طبیعی وجود داشته باشد ، نمی توانید وقت خود را برای جستجوی اسناد خود تلف کنید. قفل خود را در جایی بگذارید که به راحتی به آن دسترسی داشته باشید تا بتوانید سریع آن را بگیرید. این امر در زمان اضطراری در وقت گرانبها شما صرفه جویی می کند.
- شما باید جعبه را کمی مخفی کنید ، فقط در صورتی که دزدی وارد خانه شما شود. قرار دادن آن در پشت کمد شما کافی است ، به شرطی که بدانید کجاست و می توانید آن را با عجله تهیه کنید.
- به سایر اعضای خانواده خود بگویید که جعبه کجاست ، در صورتی که مجبور شوند به سرعت از آنجا خارج شوند.
مرحله 4. جعبه را برچسب گذاری کنید تا تشخیص آن آسان باشد
اگر عجله دارید یا شخص دیگری باید جعبه را بگیرد ، مطمئن شوید که تشخیص آن آسان است. برچسبی روی آن بنویسید که عبارت "اسناد مهم" را روی آن نوشته شده است. به این ترتیب ، می توانید جعبه را در مواقع اضطراری سریع پیدا کرده و بگیرید.
مرحله 5. از کلیه اسناد مهم خود با کپی های دیجیتال پشتیبان بگیرید
همیشه ممکن است اسناد فیزیکی آسیب ببینند یا از بین بروند ، بنابراین پشتیبان گیری دیجیتال بسیار مهم است. از اسکنر استفاده کنید و همه اسنادی را که در قفل ذخیره می کنید دیجیتالی کنید. به این ترتیب ، در صورت خراب شدن یا گم شدن هر یک از آنها ، نسخه پشتیبان تهیه خواهید کرد.
- همچنین برنامه های تلفن هوشمند وجود دارد که به شما امکان می دهد عکس بگیرید و آنها را به صورت PDF ذخیره کنید. این یک راه سریع و آسان برای پشتیبان گیری از اسناد شما است.
- دیجیتالی کردن اسناد کم اهمیت می تواند راهی عالی برای کاهش بی نظمی در خانه شما باشد. اگر احساس می کنید از روی کاغذ بیش از حد غرق شده اید ، این می تواند به شما کمک کند تا سازماندهی کنید.
مرحله 6. کپی های دیجیتالی خود را حداقل در 2 مکان امن ذخیره کنید
پشتیبان گیری دیجیتال شروع خوبی است ، اما شما همچنین باید از محافظت از آنها اطمینان حاصل کنید. به طور کلی ، فایل های دیجیتالی خود را حداقل در 2 مکان نگه دارید تا احتمال از دست دادن آنها کمتر باشد. می توانید فایل ها را روی یک درایو فلش قابل جابجایی بارگذاری کرده و آن را در جعبه قفل خود بگذارید و همچنین فایل ها را در یک حساب ذخیره سازی امن در ابر بارگذاری کنید. به این ترتیب ، شما چندین راه برای دسترسی به اسناد خود در مواقع اضطراری دارید.
- مطمئن شوید که از پوشه هایی که اسناد مهم را در آن ذخیره می کنید با گذرواژه محافظت می کنید. فایل های ابر خود را روی خصوصی تنظیم کرده و رمز عبور را روی پوشه های رایانه یا فلش مموری خود قرار دهید.
- همچنین می توانید فلش مموری یا هارد را در قفل دیگری در بانک خود ذخیره کنید. به این ترتیب ، شما کپی های دیجیتالی را در 2 مکان فیزیکی دارید.
روش 2 از 2: ذخیره اسناد مناسب
مرحله 1. تمام اسناد شناسایی شخصی خود را در جعبه قفل قابل حمل قرار دهید
در صورت وقوع فاجعه ، باید بتوانید هویت و روابط خانوادگی خود را اثبات کنید. اصل هر چیزی که برای شناسایی خود و خانواده به آن نیاز دارید را در قفل ذخیره کنید.
- مدارک هویتی شامل گذرنامه ، شناسنامه ، کارت تأمین اجتماعی و کارت سبز یا سوابق مهاجرت شما می باشد. همچنین باید کپی گواهینامه رانندگی یا شناسنامه صادر شده توسط دولت را برای خود بگذارید.
- اگر در هر زمان در ارتش خدمت کرده اید ، شناسه خدمت و سوابق خود را نیز اضافه کنید.
- برای روابط خانوادگی خود ، سوابق ازدواج یا طلاق خود ، شناسنامه فرزندان ، اوراق فرزندخواندگی یا سرپرستی فرزندان و سوابق یا برچسب های مالکیت حیوانات خانگی را شامل شوید.
مرحله 2. سوابق مالی خود را برای اثبات مالکیت خود ذخیره کنید
سوابق مالی و مالکیت برای بازپرداخت و بیمه پس از هر نوع فاجعه مهم است ، بنابراین همیشه این موارد را در جعبه قفل خود نیز قرار دهید. همه چیزهایی را که در اختیار دارید و تمام دارایی های خود را روی کاغذ بیاورید تا در صورت بروز حادثه و مجبور به ترک آنها ، آنها را بازیابی کنید.
- سوابق مهم مالکیت شامل سند خانه شما ، ارزیابی ارزش ملک ، عنوان خودرو و سایر اسناد ثبت نام ، وصیت نامه شما و اطلاعات حساب بانکی و بازنشستگی است. همچنین کپی هر گونه طرح بیمه ای را که در اختیار دارید قرار دهید.
- به طور کلی ، سوابق تعهدات مالی اخیر یا جاری نیز باید در جعبه باشد. به عنوان مثال می توان به اسناد وام مسکن ، اطلاعات وام ، نفقه ، حمایت از فرزندان ، سوابق پرداخت خودکار برای کابل ، سالن های ورزشی ، خدمات آب و برق ، و آخرین اظهارنامه های مالیاتی اشاره کرد.
- اگر به جای مالکیت خانه خود را اجاره کرده اید ، قرارداد اجاره یا اجاره خود را نیز در نظر بگیرید.
مرحله 3. سوابق پزشکی خود را وارد کنید تا آنها را از دست ندهید
شما همچنین در صورت بروز شرایط اضطراری به پرونده های بهداشتی و پزشکی خود نیاز خواهید داشت. اطمینان حاصل کنید که پرونده های واکسیناسیون و واکسن ، لیستی از داروهایی که مصرف می کنید ، لیستی از آلرژی یا شرایط سلامتی خود ، اطلاعات بیمه سلامت خود ، فرم های وکالت پزشکی و اطلاعات تماس پزشکان و دندانپزشک خود را داشته باشید تا در صورت نیاز به آنها دسترسی پیدا کنید. باید.
- به خاطر داشته باشید که همه این اطلاعات را برای سایر اعضای خانواده یا خانواده خود نیز در نظر بگیرید.
- در صورت داشتن هرگونه معلولیت ، حتماً مدارکی را که این را ثابت می کند و همچنین هرگونه کاغذبازی برای مزایا یا غرامت خود اضافه کنید.
- اگر حیوان خانگی دارید ، سوابق دامپزشکی را نیز درج کنید.
مرحله 4. از هرگونه اقلام یا اموال با ارزش برای پوشش بیمه عکس بگیرید
هر چیزی که شما دارید نمی تواند در قفل شما قرار بگیرد ، بنابراین نگهداری عکس از اقلام ارزشمند می تواند در صورت آسیب دیدن هر چیزی و نیاز به ارائه مطالبات بیمه کمک کند. از هر چیز ارزشمندی که ممکن است در تصادف آسیب ببیند عکس بگیرید. کپی فیزیکی تصاویر را در جعبه ذخیره کنید و همچنین کپی های دیجیتالی را روی درایو فلش یا فایل ذخیره سازی ابری بارگذاری کنید.
برخی از مواردی که ممکن است به آنها نیاز داشته باشید شامل خانه ، ماشین ، آثار هنری ، کالاهای قابل جمع آوری یا لوازم الکترونیکی گران قیمت هستند
مرحله 5. برای هر مورد مقداری پول نقد در قفل بگذارید
در صورت قطع برق یا مجبور به ترک خانه خود شوید ، ممکن است نتوانید به حساب بانکی خود دسترسی داشته باشید. یک صندوق نقدی اضطراری از اسکناس های کوچک ، بیش از اسکناس 20 دلار ، تنها در صورت نیاز به پول در مواقع اضطراری بگذارید.
در حالی که داشتن پول نقد اضطراری مهم است ، تمام پس انداز خود را در آنجا رها نکنید. پول در حساب بانکی توسط FDIC بیمه می شود و پول موجود در قفل شما نیست. بهتر است بیشتر پس انداز خود را در بانک بگذارید و فقط آنچه را که نیاز دارید به صورت نقدی ذخیره کنید
مرحله 6. برای کاغذبازی های کم اهمیت از یک قفل فایل قفل دار استفاده کنید
هر خانواده مستندات زیادی دارد که مهم نیست و نیازی نیست در قفل شما باشد. بهترین راه برای ذخیره این اسناد استفاده از کابینت فلزی و قفل دار است. این امر آنها را محافظت و سازماندهی می کند و در صورت نیاز به ترک خانه ، نگران تلاش برای حمل آنها نباشید.
- برخی از اسناد و مدارک مهم اما غیر مهم شامل صورتهای بانکی اخیر ، اظهارنامه مالیاتی بیش از یک سال ، اوراق کار یا مدرسه ، قبوض آب و برق ، صورتهای کارت اعتباری و رسیدهای مهم است.
- به طور کلی ، اگر قبض ها یا صورت حساب ها بیش از یک سال از عمر آنها می گذرد ، می توانید آنها را خرد کنید. اگر می خواهید سوابق را بدون هیچ گونه شلوغی حفظ کنید ، می توانید آنها را دیجیتالی کنید.
نکات
- اگر ترجیح می دهید اسناد خود را در خارج از خانه خود ذخیره کنید ، می توانید قفل قفل را در بانک خود اجاره کنید. در مورد گزینه های خود از یک فروشنده بپرسید.
- برای آماده شدن برای شرایط اضطراری ، همچنین ایده خوبی است که غذا ، آب ، داروها ، چراغ قوه ، رادیوی قابل حمل و جعبه کمک های اولیه را ذخیره کنید.
هشدارها
- اگر اضطراری رخ داد و مجبور شدید فوراً خانه خود را ترک کنید ، اول ایمنی همه را در اولویت قرار دهید. اسناد شما می توانند منتظر بمانند تا بقیه خارج شوند.
- جان یا امنیت خود را برای ذخیره اسناد خود به خطر نیندازید.
